การบริหารเวลา…ฉบับย่อ
รศ.ดร.จีระพันธุ์ พูลพัฒน์ (พ.ศ. 2539)
เมื่อมีความตั้งใจในการที่จะฝึกฝนตนเองในเรื่องการบริหารเวลา เพื่อทำงานให้ดี มีประสิทธิภาพ แต่มีเวลาน้อย จะทำอย่างไร การบริหารเวลา…ฉบับย่อ ช่วยให้แนวทางได้
บริหารเวลาด้วยวิธีการ
ตั้งเป้าหมาย
กำหนดเป้าหมายของชีวิตและกำหนดเป้าหมายของการทำงาน รู้ความต้องการของตัวเองว่าชีวิตนี้ต้องการอะไร กำหนดกิจกรรม ขั้นตอนและเวลาเพื่อไปสู่เป้าหมายนั้น
เป้าหมายของการทำงานจะต้องมี เพื่อจะได้รู้ว่า แต่ละปี แต่ละเดือน แต่ละสัปดาห์ แต่ละวัน ทำงานไปเพื่ออะไร
การมีเป้าหมาย จะทำให้เดินไปถูกทิศถูกทาง แล้วก็ใช้เวลาเดินทางสั้นกว่าการเดินไปอย่างไร้จุดหมาย
วางแผน
วางแผนงานที่จะทำทุกวัน เขียนรายการสิ่งที่จะต้องทำแต่ละวันทุกเย็นก่อนกลับบ้านแล้วทบทวนทุกเช้า เพื่อจะได้รู้ว่าตลอดทั้งวันในแต่ละวันจะทำอะไร
วางแผนแล้ว กำหนดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน จะได้จับปลาตัวโตก่อนที่จะจับปลาตัวเล็ก
วางแผนจัดตารางเวลาที่เป็นจริงด้วยความรอบคอบและระมัดระวังให้วางอยู่ในกรอบของเวลาที่เรามีอยู่จริง จัดตารางเวลาให้ยืดหยุ่นเพื่อรับกรณีฉุกเฉินด้วย
ระหว่างการทำงาน สำรวจด้วยว่าทำงานไปได้ครบถ้วนและตามลำดับหรือเปล่า เขียนด้วยดินสอก็จะสะดวกดีทีเดียว
ทำแต่เช้า
ทำงานที่ยากเสียแต่เช้า ถ้าช่วงเวลาที่เราทำงานได้ดีเยี่ยมอยู่ตอนเช้า เพื่อที่เราเองจะได้เกิดความรู้สึกที่ดีตลอดวัน เพราะได้ทำงานที่ยากสำเร็จลุล่วงไปแล้วแต่เช้า
จัดสรรเวลา
คิดว่างานที่ทำ 100% จัดสรรเวลาให้เหมาะสม เฉลี่ยให้ทั่วถึงทั้งงานเอกสารประจำวัน งานดูแลและให้คำปรึกษา งานมอบหมายพิเศษ และงานวางแผนและคิดสร้างสรรค์เพื่องาน
ไม่
เรียนรู้ที่จะพูดว่า “ไม่” ถ้าจะต้องทำอะไรต่อมิอะไรหลายอย่าง ทั้งๆ ที่มีเวลาไม่พอ และฝืนใจตัวเองที่จะต้องเข้าไปช่วยงานใครต่อใครในที่ทำงาน งานอาสาสมัคร งานสังคม ควรจะรู้จักปฏิเสธบ้าง ดีกว่ามานั่งเสียใจทีหลังกับเวลาที่มีค่าที่สูญเสียไป แล้วเรียกกลับมาไม่ได้ ลองใช้เวลาให้ประหยัด และคิดให้หนักเหมือนการใช้เงินที่ไม่ค่อยจะมีก็ควรจะช่วยให้รู้จักพูดว่า “ไม่” เพื่อประหยัดเวลาบ้าง
ระหว่างรอและเดินทาง
หากิจกรรมที่จะทำระหว่างรอและเดินทาง ไม่ว่าจะรอในเวลารถติด นั่งไปในรถส่วนตัว รถเมล์ รถไฟ เครื่องบิน เข้าคิวรอการนัดหมายต่างๆ อาจจะถืออะไร ติดตัวไปทำ บันทึกความคิด ฟังเทป เขียนจดหมาย อ่านวารสารต่างๆ
กำหนดเวลาทำงาน
กำหนดเส้นตายให้แก่งานแต่ละชิ้นที่ทำ จะช่วยคุมตัวเราให้มุ่งไปที่การทำงานและพยายามทำงานให้เสร็จตามกำหนด
กระจายงาน
แบ่งงานไปให้คนอื่นช่วยทำบ้าง เมื่อเขามีความสามารถอยู่ในระดับที่ช่วยได้หรือฝึกได้จะช่วยประหยัดเวลา และให้คนอื่นได้มีโอกาสฝึกการทำงาน
แต่อย่าลืมว่างานที่จะมอบให้ทำ จุดมุ่งหมายต้องชัดเจน สื่อให้เข้าใจตรงกัน โครงการใหญ่ก็ต้องแบ่งสัดส่วนให้ชัด กำหนดเวลาที่งานจะต้องเสร็จแต่ละช่วงและทั้งหมดติดตามผลงานตลอด กำหนดอำนาจหน้าที่ของผู้ทำ มอบงานไปแล้ว อย่าเพิ่งวิพากษ์วิจารณ์ให้เสียกำลังใจแต่ในระยะเริ่มแรก ถ้าทำดีรีบชมเชยให้กำลังใจ แล้วช่วยคนที่รับงานไปทำ ให้ตัดสินปัญหาต่างๆ ได้ด้วยตนเอง
ตัดสินใจ
งานที่เราทำ 80% เราตัดสินใจได้เอง เมื่อหยิบเอกสารใดขึ้นมาหยิบเพียงครั้งเดียวแล้วตัดสินใจเลยว่าจะทำอย่างไรกับเอกสารนั้น โยนทิ้ง เก็บเข้าแฟ้ม เข้าตู้ ตอบหรือกรอกไปเลย หรือเขียนบันทึกลงไปให้ใครรับไปทำ อย่าหยิบขึ้นมาอ่านแล้ววาง เพราะว่าเมื่อวางไปแล้วกองเอกสารจะโตขึ้นทุกวัน และจะต้องเสียเวลาอ่านซ้ำอีกครั้งเมื่อจะต้องทำ
งานที่ต้องรอข้อมูลเพิ่มเติม ตัดสินใจไปเลยทันทีว่าจะเอาอย่างไร ตัดสินใจได้ไว ก็ประหยัดเวลาไปได้เยอะ
อ่าน
เรียนรู้เทคนิคในการอ่านให้เร็ว ฝึกการกวาดสายตา ลดการอ่านออกเสียงในใจ เลือกอ่านสิ่งที่เกี่ยวข้องกับตัวเรา กำหนดจุดมุ่งหมายของสิ่งที่จะอ่าน แลกเปลี่ยนสิ่งที่ได้อ่านไปแล้วกับคนอื่น อ่านให้เป็นนิสัยที่จะรักการอ่าน อ่านสิ่งที่เกิดประโยชน์ อ่านแล้วสรุป และจับใจความสำคัญให้ได้
ที่ทำงาน
จัดโต๊ะ อุปกรณ์ และสถานที่ทำงานให้เป็นระเบียบ และมีระบบ เพื่อที่จะให้ง่ายและไวต่อการหยิบจับหาของโต๊ะที่มีเฉพาะงานที่จะทำในขณะนั้นวางอยู่ จะช่วยควบคุมสมาธิได้อย่างดี ขจัดสิ่งที่จะดึงดูดความสนใจของเราจากงานออกไปจากโต๊ะ และมีอุปกรณ์ที่ต้องใช้ทุกชิ้นวางอยู่แทน เพื่อจะได้ไม่ต้องเสียเวลาลุกไปหาในขณะลงมือทำงาน
ประชุม
การประชุมจำเป็นสำหรับทุกหน่วยงาน แต่ก่อนประชุมพิจารณาหาเหตุผลในการประชุมเสียก่อน ถ้าไม่จำเป็นที่จะต้องประชุม เพราะใช้วิธีอื่นแทนได้ก็ไม่ต้องประชุม เริ่มและเลิกประชุม ให้ตรงเวลา เรื่องพิจารณาและต้องการอภิปราย ควรมีวาระการประชุมแจ้งไปล่วงหน้าให้มีเวลา เพียงพอที่จะคิดมาก่อน จะได้ไม่ต้องมาเสียเวลาคิดในที่ประชุม สื่อต่างๆ ที่จะต้องใช้ในการประชุม ควรจัดเตรียมไว้ให้พร้อม เพื่อความว่องไวในการประชุม
เวลาพัก
ช่วงเวลาพักในที่ทำงานสัก 15 นาที ช่วยได้เยอะทีเดียว ที่เราจะได้พักคลายเครียดจากงาน ใช้เวลาช่วงนี้ในการเดินสักพัก เปลี่ยนอิริยาบถ งีบสักหน่อย คุยกับเพื่อนร่วมงานเพราะเป็นช่วงพัก ก็คงคุยกันได้สบาย อ่านหนังสือพิมพ์ หรืออะไรก็ตามที่เราพอใจ เพื่อจะได้พักให้สบายใจ แล้วไปลุยงานต่อ
กลับบ้าน เวลานอน พักผ่อนให้พอและหลับให้มีคุณภาพ
ทำสิ่งที่ตื่นเต้น
คิดวางแผนที่จะมีกิจกรรมอะไรบางอย่างที่น่าตื่นเต้นสำหรับเราในแต่ละสัปดาห์ เพื่อจะช่วยเป็นตัวกระตุ้นในเราเกิดความกระตือรือร้น มีแรงทำงาน และอยากทำงานเพื่อไปพบกับกิจกรรมนั้น
นัดหมาย
นัดล่วงหน้า พอถึงเวลาโทรไปตรวจสอบก่อนว่าแน่นอนตามเวลา และสถานที่ที่กำหนดไว้ ทำแบบนี้จะช่วยประหยัดเวลาของเราได้ โดยไม่ต้องไปเก้อเสียเวลาเปล่า เพราะบางคนนัดแล้วลืม ไม่อยู่ตามที่นัดก็มี ถ้าการนัดหมายเลิกต้องมีการเลือกไว้ด้วยว่าจะทำอะไรต่อจะได้ไม่เสียเวลาเปล่า
เลิกนิสัยที่ไม่ดี
สำรวจนิสัยที่ไม่ดีของเราที่ทำให้เสียเวลา แล้วเขียนผลเสียที่เราได้รับจากนิสัยที่ไม่ดีเหล่านี้ แล้วพิจารณาว่าจะแก้นิสัยให้ดีขึ้นได้อย่างไร เขียนผลดีที่จะเกิดขึ้นถ้าแก้ไขได้ ผลดีมีมากก็หาทางขจัดนิสัยที่ไม่ดีทิ้งไปเสีย
การติดต่อสื่อสาร
ไม่ว่าจะด้วยการพูด การเขียน หรือใช้สื่อ ต้องให้แน่นอนชัดเจน เข้าใจตรงกันทั้งผู้ส่งข่าว และผู้รับข่าว เพื่องานจะได้ออกมาถูกต้อง ไม่ต้องมาเสียเวลาทำงานใหม่เพราะเข้าใจอะไรไม่ตรงกัน
ไม่ผัดวันประกันพรุ่ง
วางจุดมุ่งหมายเอาไว้ สร้างแรงจูงใจให้กับตัวเองให้รู้สึกว่าต้องการจะทำและมีความตื่นเต้น ที่จะทำในสิ่งที่ต้องทำ คิดถึงความสุข ความสำเร็จและประโยชน์ที่จะได้รับจากการทำงานสำเร็จ แล้วผลเสียที่จะเกิดขึ้นจากการทำไม่เสร็จ คุมใจของเราไม่ให้หลีกเลี่ยงไปจากงาน ขจัดความกลัวจะได้ไม่เลื่อนเวลาการทำงานออกไปให้เสียเวลา
ยืดหยุ่น
ใช้เทคนิคหลายๆ รูปแบบในการทำงาน ไม่ยึดติดอยู่กับรูปแบบเดียว ทำด้วยวิธีนี้ไม่ได้ก็เปลี่ยนวิธีการดีกว่าดันทุรังแล้วทำไม่สำเร็จ เสียเวลาทั้งช่วงที่ดันทุรังทำและช่วงที่ต้องมาเริ่มทำใหม่
แบบฟอร์ม
พิจารณางานที่ทำว่ามีอะไรบ้าง ที่เราจะต้องทำซ้ำๆ กันอยู่เสมอ จัดทำเป็นแบบฟอร์มออกมาได้ไหม ถ้าได้ก็จัดทำออกมาจะได้ช่วยประหยัดเวลาไม่ต้องมาทำซ้ำๆ เช่น จดหมาย การเขียนโครงการ รายงาน สัญญา งบประมาณ ตารางต่างๆ มีแล้วจะได้ใช้กรอกข้อความเพิ่มเติมลงไปได้เลย ประหยัดเวลาได้โขทีเดียว
พวกสมบูรณ์แบบ
ทำงานย่อมผิดพลาดบ้างเป็นของธรรมดา ความพิถีพิถันระมัดระวังและรอบคอบในการทำงานเป็นสิ่งที่ดี แต่ถ้ามากไปขนาดที่จะต้องทำงานให้สมบูรณ์ 100% ทุกครั้งก็คงจะไม่ไหว บางครั้งความผิดพลาดก็จะช่วยสอนอะไรเราได้ ลองดูซิว่าทำงานได้ดี 100% ทุกครั้งได้จริงหรือเปล่าและลองคำนวณเวลาในการทำงานของเรา ตีค่าออกมาเป็นเงินดูซิว่าคุ้มกันไหม บางอย่างไม่ถึงกับ 100% ก็ใช้ได้แล้ว เดินสายกลางน่าจะดีกว่า
ถ้าคิดว่ายังมีปัญหาในเรื่องของการจัดเวลา
ก็ลองศึกษารายละเอียดดูว่ามีอะไรบ้างที่จะช่วยพัฒนาตัวเราให้ใช้เวลาได้ดีกว่านี้บ้าง
เวลาเป็นสิ่งที่มีค่าที่เรียกกลับมาไม่ได้ เวลาผ่านเลยเราไปทุกวัน
จะทำอย่างไรดี ที่จะใช้เวลาในแต่ละวินาทีให้คุ้มค่าที่สุด
วิถีทางการใช้เวลาของเรา เราเป็นผู้ตัดสินใจ…เวลาคือชีวิต
| ความถนอมเวลา |
| ทรัพย์เสียไปแล้ว อาจหาได้ใหม่ด้วยความเพียร ความรู้ที่เสื่อมไปแล้ว อาจบำรุงไว้อีกด้วยการเล่าเรียน ความสำราญอันตรธานไปแล้ว อาจทำให้เกิดได้อีกด้วยรู้ประมาณ ในการบริโภค แลกินยา ส่วนเวลาที่เสียไปแล้ว ล่วงไปเลยเรียกเอาคืนไม่ได้ คนผู้ไม่นำพากิจธุระ มักพอใจพูดแก้ตัวว่าไม่มีเวลาจะทำ อันที่จริงเขาอยากจะอยู่เปล่าเท่านั้น คนผู้ประพฤติเพื่อประโยชน์ตนและประโยชน์ท่าน ย่อมเป็นคนขยันไม่หยุดหย่อนตลอดปี คนเช่นนี้ถึงมีภารธุระก็ยังสามารถจะหาช่องทำได้อีก คนผู้ทำมาก ยังสามารถจะทำได้มากขึ้นไปอีก และจะทำได้ดีที่สุด เพราะเหตุ การทำย่อมเจริญความสามารถจะทำให้มากขึ้น |
กรมพระยาวชิรญาณวโรรส
(บทความที่ 1 ชุดที่ 4)